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“數(shù)字化”助推踏浪遠航——青島遠洋運輸公司信息化建設(shè)工作紀實
航行在大洋上的遠洋船舶，不再是人們想像中的“封閉王國”：不用郵寄，上級
文件當天就能收到；不用看報，國際、國內(nèi)要聞可以及時閱覽；不打電話，船員和家屬也能進行“零距離”的溝通———AMOSMAIL系統(tǒng)將天涯濃縮為咫尺。
對遠洋船員來說，這些事兒幾年前還是一個夢想。談起工作、生活中的這些新變化，青遠公司遠洋船舶政委于國團深有感觸地說：“航�？萍嫉陌l(fā)展，要求遠洋船員必須抓緊學習電腦、網(wǎng)絡(luò)知識，否則就跟不上時代的步伐了�！�
這種變化，青遠機關(guān)職工體會得尤為深刻。上班后，大家的第一件事情是打開電腦，然后通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)和OA自動化辦公系統(tǒng)，查收電子郵件，瀏覽通知文件，獲取工作信息。通過網(wǎng)絡(luò)，大部分工作得以完成。
其實，這只是青遠著力進行管理自主創(chuàng)新，推動“數(shù)字化青遠”建設(shè)的一個片斷、一個縮影。但它改變的卻是企業(yè)傳統(tǒng)的工作模式，還有人們多年來積淀下來的思維方式，而且正對企業(yè)的經(jīng)營管理產(chǎn)生著越來越大的影響。
“數(shù)字化青遠”目標的提出不是一個偶然，它主要建立于青遠公司對自身和外界環(huán)境的客觀審視，著眼于對“大企業(yè)的規(guī)模，小企業(yè)的反應(yīng)速度”的理想追求，也是青遠公司全面落實科學發(fā)展觀，加大管理自主創(chuàng)新力度，提升企業(yè)核心競爭力的一個必然訴求。
2004年職代會總經(jīng)理工作報告中第一次描繪了“數(shù)字化青遠”的藍圖。以此為起點，青遠上下刮起了一場以管理創(chuàng)新為主要內(nèi)容的“數(shù)字風暴”。
“‘數(shù)字青遠’———有效組織和配置公司的軟、硬件系統(tǒng)資源，消除軟件孤島，建立宏觀協(xié)調(diào)、組織細密的信息管理體制，建立有效、暢通、多樣化的信息渠道和網(wǎng)絡(luò)，形成信息指導、信息支持的電子平臺，從而導入正確決策、科學管理的良好循環(huán)機制，以適應(yīng)迅猛發(fā)展的信息化技術(shù)和電子商務(wù)時代的要求�！�
這是《青島遠洋運輸公司信息建設(shè)三年規(guī)劃》中，對“數(shù)字化青遠”的描述。其內(nèi)涵就是以先進的管理思想為先導，以計算機、網(wǎng)絡(luò)等高科技技術(shù)及其產(chǎn)品為手段，通過各管理信息系統(tǒng)的深層次應(yīng)用，建立以數(shù)字為主要決策參考依據(jù)的管理模式。
2004年，“數(shù)字化青遠”的建設(shè)步伐，隨著一個一個項目的鋪開，進入了全面實施階段。
4月1日，公司內(nèi)網(wǎng)進行升級。6月中旬，外網(wǎng)系統(tǒng)改版成功。
12月，OA自動化辦公系統(tǒng)“丟掉您手頭的紙張，開始新的電子生活吧！”的口號，讓青遠人從此開始了無紙化辦公的新篇章。
2005年5月，船舶管理信息系統(tǒng)（SMIS）的移植和本地化修改工作完成驗收，已完成12艘船的安裝工作，標志著青遠的船舶備件管理和維修保養(yǎng)工作上了一個新的臺階。
2005年10月1日，航運管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功。其中應(yīng)用了一些較為先進的技術(shù)如VPN遠程辦公、電子印章等。該系統(tǒng)的建立，為航運經(jīng)營管理提供了強有力的電子操作平臺。
目前，青遠公司共有20個軟件系統(tǒng)，包含了航運管理、機務(wù)管理、海務(wù)管理、財務(wù)管理、人事管理等企業(yè)日常管理的各個方面。這些應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和使用，使“數(shù)字化青遠”的框架日漸豐滿并鮮活起來，其魅力也在不斷顯現(xiàn)。
由于與經(jīng)營管理直接聯(lián)系在了一起，內(nèi)部網(wǎng)變成了信息共享的平臺、應(yīng)用系統(tǒng)和軟件的入口、職工日常工作的平臺。各種通知，各種規(guī)定，船舶動態(tài)，船員調(diào)配，公司新聞，市場形勢，甚至每天的天氣情況，飛機、火車時刻表，都有最新的更新。足不出戶，不要電話查詢，一切與工作有關(guān)的信息都可以通過網(wǎng)上獲得。網(wǎng)上會議、網(wǎng)上培訓、網(wǎng)上論壇、電子答卷等欄目，拓寬了管理者與被管理者溝通與交流的新渠道。截至去年底，自內(nèi)網(wǎng)改版后，登錄青遠網(wǎng)站的人次達到了20余萬人次，按可上網(wǎng)人數(shù)計算，平均每人達600多次。
全新的定位，豐富的內(nèi)容，時尚的頁面，使外部網(wǎng)成為國內(nèi)外同行和人們認識青遠、了解青遠、關(guān)注青遠的“窗口”，不斷傳遞著青遠的信息，有效地宣傳和提升了青遠品牌。
OA自動化辦公系統(tǒng)的使用，讓他們感受到便利和快捷的同時，也提高了決策和執(zhí)行的透明度：除文件流轉(zhuǎn)外，新的OA系統(tǒng)增加了很多表單流轉(zhuǎn)和人性化的功能，如：歷史文檔增加了方便的查詢和借閱功能；系統(tǒng)中的短信和傳真功能，極大地方便了職工的工作；會議室預定、出差審批、費用報銷、辦公用品耗材領(lǐng)用、車輛使用管理等等大大提高了工作效率；工作匯報、部門便函、來電管理等方便了上下級、部門間的溝通和協(xié)調(diào)……與傳統(tǒng)的文件傳遞相比，通過該系統(tǒng)，文件的流轉(zhuǎn)速度提高了四到五倍。
每天例行的調(diào)度會，隨著“全球航海智能信息系統(tǒng)”的引入，發(fā)生了質(zhì)的變化。決策者們不用翻看厚厚的報表，便能對哪艘船靠在哪個港口，什么地方生成了臺風以及臺風的路徑等情況了如指掌，既有效地增強了對船舶的跟蹤管理，也提高了決策執(zhí)行的效率。
隨著近期目標的實現(xiàn)，“數(shù)字化青遠”更長遠的目標也正在構(gòu)建落實之中。通過不斷的管理創(chuàng)新，一個富有現(xiàn)代氣息和充滿活力的新青遠正向人們走來。本報通訊員楊敬茂
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